1、 为推进合作社档案管理工作的规范化、制度化，保障档案的安全保管，特制定本制度。
2、 合作社办公室负责合作社档案工作，负责档案的收集、整理和保管工作。
3、 合作社档案包括：
（1） 合作社社员登记表和社员名册资料；
（2） 合作社章程、内部各种制度文本；
（3） 合作社工作计划、工作总结和重要活动方案；
（4） 合作社社员、社员小组、工作机构的请求报告，合作社项目申报材料，申请报告，对外经验交流材料，社员来信来访材料，以及往来的各种文书资料；
（5） 合作社的社员（代表）大会、理事会会议、工作纪要和会议决议（由合作社专人负责记录整理，并送理事长定稿后存档）；
（6） 合作社在生产经营活动过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料（除按本制度外，还必须按照国家统一的会计档案管理办法严格管理）；
（7） 合作社所签订的各种合同、协议；
（8） 新闻媒体报道本合作社的文稿；
（9） 其它有保存价值的各种资料（办公室视情况而定）
4、 所有的文档资料必须是有关手续办理完毕后的最终资料。
5、 归档材料必须用蓝色或黑色钢笔或中性笔书写，文字清晰，对确实不能使用原件者，应使用复印件归档。
6、 凡归档的文件资料必须完整、真实，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。
7、 整理的材料须统一规格；
（1） 书面材料以A4型纸为统一规格；
（2） 除书面材料外应备份电子文档、电子文件；
（3） 照片、磁带、碟片等影像材料应该注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。
8、档案的查（借）阅必须严格改造登记手续，注明借阅人姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等。对于会计凭证、会计账簿和重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。
9、任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为。
10、合作社人按照国家规定确定档案保存期限。档案保管期满要销毁清册，经社员（代表）大会同意后销毁。
11、合作社配备防火档案箱，对档案实行集在管理，确定专人负责保管和文档传递。
12、档案保管人员离任要编制移清单，移交人、接收人、监交人要签字盖章。